T.C.

ARNAVUTKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI

 BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı; Bilgi İşlem Müdürlüğünün Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. 

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Bilgi İşlem Müdürlüğünün Kuruluş, Görev, Çalışma Usul ve Esaslarını kapsar.

 

Hukuki Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen,

a) Belediye :                             Arnavutköy Belediyesini,

b) Başkan :                              Arnavutköy Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı :           İlgili Belediye Başkan Yardımcısını,

ç) Encümen :                           Arnavutköy Belediye Encümenini,

d) Meclis :                                Arnavutköy Belediye Meclisini,

e) Müdürlük :                           Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

f) Müdür :                                 Bilgi İşlem Müdürünü,

g) Personel :                            Bilgi İşlem Müdürlüğü’nde görev yapan tüm çalışanları, 

h) Şef :                                      Bilgi İşlem Müdürlüğü Şefini,

ifade eder. 

 

Temel İlkeler

MADDE 5- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev ve çalışma süreçlerinde temel ilkeleri şunlardır;

a) Adil ve katılımcı yönetim,

b) Yenilikçi, yönetişimci ve kalite odaklılık,

c) Şeffaflık ve güvenilirlik,

d) Hizmetlerde ihtiyaca uygun, yenilikçi, sürdürülebilir ve erişilebilirlik,

e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

f) Doğaya ve insana saygılı, 

g) Kaynakların kullanımında etkinlik ve verimlilik,

 

 İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri 

Kuruluş

MADDE 6- (1) 5747 sayılı yasa ile kurulan ilçemizde, Bilgi İşlem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48’inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 06.10.2010 tarih ve 306 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

 

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7- (1) Müdürlüğün Görevleri:

a) Belediyenin bilişim alanındaki tüm faaliyetlerini yürütmek, kurumun bilişim teknolojilerinden önemli ölçüde faydalanmasını sağlayarak teknolojik altyapıyı bir bütün halinde kurmak ve yönetmek,

b) Belediye Akıllı Şehir uygulamalarının geliştirilmesine destek olmak ve bu kapsamda birimler ile koordineli uygulamalar yapmak veya yaptırmak,

c) Belediyecilik hizmetlerini temel ilkelere bağlı kalarak yenilikçi, kaliteli, şeffaf, etkin ve verimli şekilde sağlamak için; sürekli olarak dijital dönüşüm faaliyetlerini yürütmek,

d) Bilgisayar donanımları, yazılım, elektronik malzeme ve benzeri ile ilgili belediye birimlerinden gelen talepleri değerlendirerek mevzuata uygun şekilde temin etmek,

e) Bilgi sistemleri uygulamalarını kurmak, devreye almak, geliştirmek ve farklı yazılım sistemleri arasındaki entegrasyonu sağlamak,

f) Bilgi ve iletişim ağını kurum içi ve dışında, hizmetin gerektirdiği her noktaya en güncel teknolojiler ile yaymak için çalışmalar yapmak,

g) Kamu kurum ve kuruluşları tarafından Arnavutköy’ün bilişim alanındaki ihtiyaçlarına yönelik gelen talepleri belediye meclisi ya da başkanlık oluruna sunmak ve çıkan kararları uygulamak,

h) Belediyede mevcut olup Müdürlük kontrolünde bulunan her türlü bilgisayar donanım malzemeleri, çevre birimleri ve altyapının bakım, onarım ve tamir işlerini yapmak veya yaptırmak,

i) Belediye yenilenebilir enerji sistemleri ve güç kaynaklarını kurmak, kurdurmak ve bakım onarımını yapmak,

j) Belediyede mevcut olan tüm yazılım ve sistemler üzerinde yüklü olan programların sürekli olarak destek, bakım ve güncelleştirmelerini yapmak veya yaptırmak,

k) İhtiyaç analizleri sonucunda kurum kaynakları ile üretimi mümkün olan yazılımları üretmek, diğer sistemler ile entegrasyonunu ve teknik desteğini sağlamak,

l) Gerekli kurum içi veya kurum dışı iletişim, haberleşme ve ağ sistemleri ile ilgili her türlü hizmetleri yapmak veya yaptırmak,

m) Belediye internet sayfaları ve mobil uygulamaları kurarak çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak, belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde internet ve mobil ortama taşımak, vatandaşa dönük hizmetleri internet ve mobil teknolojileri kullanarak sunmak,

n) Bilişim alanında kurumsal ihtiyaca göre eğitim ve bilgilendirme seminerleri düzenlemek veya düzenlettirmek,

o) Bilişim alanına dair yenilikleri sürekli bir şekilde takip ederek kurumsal ihtiyaç analizlerini yapmak ve yatırım kararı verildiğinde bu ihtiyaçların teminini sağlamak,

p) Mevcut bilişim sistemini 7/24 faal halde tutmak, sistemlerin sürekliliğini ve diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak, iyileştirme çalışmaları yapmak, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak,

r) Bilgi ve iletişim güvenliği süreçlerine ilişkin yeterlilik ve yetkinliği artırmak, veri güvenliğini sağlamak, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemlerini uygulamak veya uygulattırmak,

s) Başta 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkındaki Kanunun gereklilikleri olmak üzere, bilişim ve bilişim vasıtalı suçlarla ilgili yasalara teknik uyumluluğu sağlamak,

t) Belediyenin kurumsal arşiv çalışmalarını yürütmek, 

u) Birimlerden gelen talepler ve gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda telefon, İnternet ve küresel mobil iletişim sistemi (GSM) sözleşmelerini yapmak ve işletmek,

v) Santral Sistemleri, telsiz, sabit telefon, cep telefonu ve iletişim işleriyle ilgili gerekli sistemleri kurmak veya kurdurmak, bakım ve onarımını yapmak veya yaptırmak,

y) Belediye hizmet alanları, hizmet binaları ve kamu kurumları geçiş kontrol sistemleri, kamera ve güvenlik sistemlerinin kurulmasını sağlamak, bakım ve onarımlarını yapmak.

 

 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

Teşkilat

MADDE 8- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, şef ve büro personelinden oluşur.

(2) Bilgi İşlem Müdürlüğüne aşağıdaki bürolar bağlıdır:

a) İdari İşler ve Kalite Yönetimi Bürosu

b) Sistem ve Ağ Yönetimi Bürosu

c) Teknik Hizmetler Yönetimi Bürosu

d) Yazılım ve Bilgi Sistemleri Yönetimi Bürosu

e) Arşiv ve Doküman Yönetimi Bürosu

 

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 9- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir;

a) Bilgi İşlem Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

c) Personel: Memur, Sözleşmeli Memur, İşçi ve alternatif hizmet yöntemleri kapsamında temin edilen tüm personeli kapsar.

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10- (1) Müdürün Görevleri, Yetki ve Sorumlulukları:

a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

d) Müdürlüğün sevk idare ve disiplininden sorumludur,

e) Personeli arasında yazılı görev dağılımını yapar,

f) Müdürlüğün harcama yetkilisi olarak görev yapar,

g) Müdürlükte çalışan personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

h) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

ı) Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar, hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır,

i) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,

j) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,

k) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygulatır,

l) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

m) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisine sahiptir,

n) Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,

o) Müdürlük birimlerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlar, çalışmaları izler ve denetler,

p) Müdürlük emrinde görev yapan personele yönelik, ilgili mevzuat çerçevesinde ödül ve takdirname, nakil, gibi işlemlerin tesisi hakkında bağlı bulunduğu Başkan yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

r) Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit eder,

s) Görevli tüm personelin görevleri ile ilgili olarak kendilerini geliştirmeleri adına eğitimler aldırır,

t) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir,

u) Müdürlük stratejik plan, performans, bütçe ve faaliyet raporlarını takip eder, hazırlar, bütçesini etkin ve verimli kullanır,

v) 5393 sayılı kanunu ve diğer belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur,

y) Yasalarda, yönetmeliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen sorumluluklarının yanında görev ve yetkilerinin ifasında, Belediye Başkanı’na ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’na karşı sorumludur.

 

Müdürlüğe Bağlı Şeflik Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11- (1) Şef, müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinden Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

a) Görevi gereği kendisine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır,

b) İşlerini plan ve programa bağlayarak Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen işlerin iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini temin eder,

c) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütür, şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur,

d) Bağlı personelin devamlılığından, kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanılıp korunmasından sorumludur,

e) Sorumlu olduğu birimin yazışma, evrak ve dosyalarını takip ve kontrol eder,

f) Şef; 657 sayılı Kanun ile diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur,

g) Kendisine bağlı personele ilgili mevzuatın ve üstlerin yönlendirmesine bağlı olarak öneri, emir ve talimat verir,

h) Evrakların usulüne uygun havale eder, takibini yapar ve gerektiğinde ilgilisine bilgi verir,

i) Birimler ile üst amirler arasındaki koordinasyonu sağlar,

j) Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirleri müdüre arz eder, uygulama birliğinin sağlanmasına yönelik tedbirleri uygular ve müdürlükten aldığı olur ile personel arasındaki görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları giderir,

k) Şefliğe bağlı birimler arasındaki koordinasyonu sağlar, görev bölüşümü yapar ve aksaklıkların ortadan kaldırılması adına gerekli tedbirleri Müdüre arz eder,

l) Müdür tarafından verilen diğer görevleri ifa eder.

 

İdari İşler ve Kalite Yönetimi Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

a) Müdürlüklerden ve müdürlük içi birimlerden gelen talepleri alır, ihtiyaç dökümünü yapar, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirler, ihale yoluyla satın alım işlemlerini yapar, hakkedişleri yapar ve aciliyet durumuna binaen kredi veya avans yoluyla satın alma işlemlerini yapar,

b) Her türlü mevzuat, yönetmelik, genelge, bildiri, personel özlükleri ve benzeri işlemleri takip eder, ilgili personele bildirir, 

c) Müdürlük personelinin sağlık, izin ve benzeri özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmalarını yapar ve arşivler,  

d) Müdürlük Personel performans raporlarını müdür ile koordine eder, düzenler, onaya sunar, üst yönetime teslimini sağlar, 

e) Yazışmaları takip eder, ivedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişiye ulaşmasını sağlar, havale edilen evrakların yasal sürelerinin takibi ile gerekli tenkitleri yerine getirir, cevap verilmesi gereken yazılara cevap verir ya da takibini yapar,

f) Müdürlüğün çalışmaları ile ilgili kayıtları tutar, dosyaları muhafaza eder, Standart Dosya Planına göre gelen ve giden evrakların takibini yaparak ilgili klasörüne arşivlemesini yapar,

g) Müdürlüğün ihtiyacı olan kırtasiye vb. büro malzemelerini temin eder, gereksiz kullanımı önler ve kayıtlarını tutar,

h) Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun şekilde Demirbaş ve Ayniyat işlemlerini yapar, sürekli olarak takip işlemlerini gerçekleştirir,

i) Müdürlük Muhasebe işlemlerini yapar ve takip eder,

j) Müdürlük bütçesini planlar, takip eder, aylık faaliyet raporlarını hazırlar ve Müdürlük onayına sunar,

k) Cimer, KEP, Bilgi Edinme, dilekçe, mail, başvuru vb. yöntemlerle gelen başvuruları yönetir, 

l) Standart Dosya Planına uyumu sağlayarak değişiklikleri takip eder, kurum personeline gerektiğinde eğitim verir,

m) Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi – ISO 27001 Kurum Sorumluluğunu üstlenir ve çalışmaları koordine eder,

n) Sürdürülebilir bir Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi – ISO 27001 yapısı için denetim, kontrol ve takip işlemlerini yapar,

o) Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi – ISO 27001 işlemleri ile ilgili üst yönetime rapor sunar ve talepleri iletir,

p) Belediyenin 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu uyumluluğunu sağlamak için gerekli çalışmaları yapar, ilgili takip işlemlerini yürütür,

q) Müdürlüğün Stratejik Plan, Performans Programı, Yıllık Bütçe ve Yıllık Faaliyet Raporunu takip eder, hazırlanmasına yardımcı olur,

r) Müdürlüklerin iş süreçlerinin yazılıma işlenmesi ve yönetilebilmesi için ön çalışma yapar, iş süreçlerini yazılım sistemine işler ve güncelliğini sağlar,

s) Müdürlük İç Kontrol çalışmalarını yürütür, İş süreçleri ile ilgili Müdürlük personellerine eğitim ve destek verir,

t) Müdürlük Hizmet Envanteri ve Standartları çalışmalarını yapar, gerektiğinde bu kapsamda müdürlüklere destek verir,

u) Müdürlük kalite yönetim politikalarını oluşturur ve uygulamaya geçilmesi için gerekli çalışmaları yapar; Müdürlüğün kalite yönetim sistemi çalışmalarını hazırlar ve her yıl günceller,

v) İçişleri Bakanlığı İdareyi Geliştirme Başkanlığı otomasyon sistemi veri güncelleme işlemlerini yapar,

y) Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir,

z) Bilgi İşlem Müdürü tarafından verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

 

Sistem ve Ağ Yönetimi Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

a) Kuruma ait tüm bilgi teknolojileri altyapısına ilişkin planlama, kurulum, yapılandırma, bakım, güncelleme ve yenileme işlemlerini gerçekleştirir, 

b) Mevcut sistemlerin (sunucu, bilgisayar, ağ vb.) iş sürekliliğini ve kesintisiz hizmet vermesini sağlar, 

c) Belediye personellerinin, kuruma ait bilgi teknolojileri hizmetlerinden faydalanabilmesi için gerekli olan her türlü kurumsal hesap yapılandırmalarını (Aktif dizin yönetimi, kullanıcı ayarları, e-posta ayarları, paylaşım klasörleri ayarları, internet erişim ayarları, vb.) gerçekleştirir, sistemsel diğer tüm erişim yetkilendirmelerini yapar,

d) Bilgisayar sistemlerinin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlar, 

e) Belediye bilgi teknolojileri ve sistemlerini iyileştirmek adına teknolojik gelişmeleri izler ve bu konularda seminer, eğitim, konferansları takip eder,

f) Elektronik ortamda olabilecek her türlü tehdit ve güvenlik ihlalleri karşısında gerekli tedbirleri alır, çalışmalar yapar yada yaptırır, 

g) Tüm Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini alır ve uygular,

h) Acil durumlara yönelik olarak Acil Durum Yönetimi Planını ve prosedürünü oluşturur, Afet Yönetim Merkezi kurar ve yönetimini sağlar,

i) Merkezi Sistem odası, Felaket kurtarma merkezi ve tüm sistem bölümleri bakımı ve yönetimi işlemlerini yapar, ilave talepleri karşılar ve yönetir,

j) Kurum içi ve Kurum dışı alanlardaki Ücretsiz Güvenli İnternet Hizmetinin kurulumlarını yapar ya da yaptırır, sistemin sürekliliği için gerekli çalışmaları yürütür, 

k) Kullanılan sistemsel yazılımların lisans takiplerini yapar, destek ve güncellemelerini gerçekleştirir,

l) Ana bilgisayarlar üstünde gerçekleşen işlemlerin günlük, haftalık ve aylık olmak üzere periyodik olarak yedeğini alır ve muhafazasını sağlar, ihtiyaç olarak görülen son kullanıcı yada bilgi varlıklarının da yedekleme işlemlerini yapar ve yönetir,

m) Bilgi işlem faaliyetini destekleyen yedekleme üniteleri, diskler, işletim sisteminin bakımını, donanımın ve altyapının fiziksel güvenliğini sağlayıcı çalışmaları yapar,

n) Kuruma ait bilgi güvenliği politikalarının oluşturulmasında görev alır ve bu politikaların kurum genelinde uygulanmasını sağlar, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun uygulanmasına ilişkin çalışmalara katılır, destek verir,

r) Bilgi ve iletişim ağını kurum içi ve dışında, hizmetin gerektirdiği her noktaya en güncel teknolojiler ile yaymak için çalışmalar yapar,

s) Olay Kaydı Yönetimini yapar, 5651 Sayılı yasa ve diğer kanuni gereksinimlerine göre iş ve işlemleri gerçekleştirir,  

t) Sistemin 7/24 izlenerek iş akışını yavaşlatan veya kesintiye uğratan sorunları tespit eder, bu sorunları sebepleriyle birlikte raporlar, gerekli müdahaleleri yaparak sistemi düzgün çalışır hale getirir ve bunun için gerekirse donanım temini, sistem değişikliği gibi eylemleri planlayarak yönetime sunar,

u) SOME (Siber Olaylara Müdahale Ekibi) çalışmalarını yürütür,

v) Sistem ve Ağ Yönetimi Birimi yukarıda sayılan görevler ile birim sorumlusu ve/veya müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, mevzuat çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

 

Teknik Hizmetler Yönetimi Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

a) Tüm teknik destek hizmet operasyon politikalarını belirleyerek teknik servis koordinasyonunu sağlar ve hizmetleri yürütür,

b) Kullanıcı hatalarından kaynaklanan teknik sorunları gidermek ve kullanıcılara teknik destek vermek için gerekli hizmetleri sürekli olarak sağlar,

c) Kurum içi ve dışı bilgi sistemi donanımları arızalarına müdahale eder, garanti kapsamındaki ürünlerin servise gönderimi ve arıza ve bakım süreçlerinin takibinin yapılmasını sağlar,

d) Depo ve taşınır zimmetinin birim içinde düzenli yapılmasını sağlar, eski donanımlardan hurdaya ayrılacak olanları tespit eder ve hurda işlemlerini gerçekleştirir,

e) Bilgi İşlem Ambar Kontrolünü yapar, malzeme giriş ve çıkışlarını koordine eder,

f) Bilgisayar, bilgisayar malzemeleri, baskı ve kopyalama sistemleri cihazları ile sarf malzemelerinin ihtiyaçlarını belirleyip, alımlarının yapılmasını sağlar veya sağlatır,

g) Mevcut aktif cihazların servis, tamir ve bakım işleyişi ile ilgilenir, süreci takip eder,

h) İhtiyaç olunan tüm zayıf akım sistemleri (ses, data, enerji, tv, vb.) hatları ile ilgili tedarikleri yaparak entegrasyonunu sağlar, arızalarını giderir, destek hizmetini sağlar,

i) Geçiş ve devam kontrol sistemleri politikalarını ilgili birimlerle birlikte belirler ve yetki yönetimini sağlar, üst yönetime rapor verir, 

j) Sıramatik, Telsiz, Telefon, Santral ve Data sistemlerinin alt yapısının oluşturulması, çalıştırılması ve arıza olduğunda sorunun giderilmesini sağlar,

k) Kurumda ihtiyaç duyulabilecek yeni teknolojilerin araştırmasını, takibini ve güncellemesini yapar,

l) Güç kaynakları ve jeneratör ihtiyaçlarını belirler, bakım, onarım ve sürekli olarak çalışmasını sağlar,

m) Güvenlik Kameraları ve diğer güvenlik sistemlerinin alt yapısının oluşturulması ve sürekli olarak çalışmasını sağlar,

n) Birimlerden gelen bilgisayar okur-yazarlığı ile ilgili eğitim taleplerini yerine getirir, 

o) Ses, Görüntü ve Işık Sistemleri projelerini yönetir, destek olur,

p) Bilgisayar ve tüm zayıf akım sistemlerinin sağlıklı çalışması için dış kurumlar ve tüm birimlere her türlü donanımsal ve yazılımsal teknik servis hizmetlerini verir, 

 

Yazılım ve Bilgi Sistemleri Yönetimi Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

a) Kurumun tüm yazılım ihtiyaçlarının imkân dahilinde üretim, temin, eğitim ve destek işlemlerini yöneterek belediye hizmetlerinde dijital dönüşümü sağlamak için gerekli çalışmaları yapar,

b) Müdürlüğün dâhil olduğu diğer yazılım projelerinin takibini yapar,

c) Yönetim Bilgi Sistemi başta olmak üzere diğer tüm yazılımları ihtiyaçlar doğrultusunda ve güncel yasal düzenlemeler çerçevesinde sürekli olarak geliştirir ve uyumlu tutulmasını sağlar,

d) Yönetim Bilgi Sistemi ve diğer tüm yazılımların birlikte çalışabilirliğini sağlar, 

e) Birlikte çalışabilirlik için servis standartlarını belirler, servis odaklı mimarinin kurulması ve geliştirilmesini sağlar,

f) Yönetim Bilgi Sistemi ve diğer tüm bilgi sistemleri yazılımlarının iş sürekliliğine uygun olarak çalışmasının sağlanmasını, bu yazılımlarla ilgili bakım, destek ve güncelleme işlemlerinin takibini yapar/yaptırır,

g) Tüm Bilgi Sistemleri yazılımlarının yetki ve rol yönetimini yapar,

h) Personele gerekli yazılım eğitim ve desteğini verir ve diğer birimlerle koordineli çalışır, 

i) Tüm e-belediyecilik hizmetlerinin çalışmalarını yapar, e-devlet entegrasyonlarını kurarak sürekli olarak geliştirir, kamu kurumları ile entegre çalışılmasını sağlar, 

j) İş zekâsı ve karar destek sistemlerini kullanarak analiz ve raporların çıkartılmasını, alınan taleplere ilişkin model ve analizlerin geliştirmelerini yapar/yaptırır, 

k) Kurumun dijital medya alanındaki sistemlerinin takibini yapar, sistem kurar ve gerektiğinde yayın içeriklerini üretir, günceller ve takibini sağlar,

l) İşleyişe uygun yeni mobil uygulama ve internet sayfaları tasarlar yada tasarlattırır ve yeni uygulamaların devreye alınmasını sağlar, 

m) Belediye resmi internet sayfası ve mevcut internet sayfalarının güncellenmesi, bakımı, işletilmesi ve iyileştirilmesini sağlar, 

n) Kurumun Kiosk, Led Ekran ve Kapalı Devre TV yayın içeriklerini günceller ve takibini sağlar,

o) Dijital mecralardan sunulan kurum hizmetlerini geliştirir ve bu kapsamda gelen talepleri toplar.

 

Arşiv ve Doküman Yönetimi Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

a)  Kurum fiziksel ve dijital arşivini kurar ve ilgili mevzuatlar çerçevesinde yönetir,

b) Birimlerden gelen arşivlenmesi istenen belgelerin Kurum Arşivine devir teslim işlemini gerçekleştirir,

c) Fiziksel arşivleme süreçlerinde belgenin tasnifi, sorgulanması, veri girişi, tarama, adlandırma, indeksleme, etiketlendirme, dosyalama, kutulama, dolap ve raf sistemi oluşturma işlemlerini yapar, envanter takibi için sistem oluşturur, fiziksel arşiv yönetimini sağlar ve genel kontrol işlemlerini gerçekleştirir,

d) Dijital arşiv süreçlerinde belgenin tasnifi, veri girişi, tarama, görüntü iyileştirme, adlandırma, indeksleme, kontrol, onaylama ve sisteme aktarım işlemlerini gerçekleştirir, dijital arşivin güncel kalmasını sağlamak için gerekli tüm çalışmaları yapar, 

e) Yönetmelikler uygun şekilde müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder ve bu konuda danışmanlık hizmeti verir, sonuçları değerlendirir,

f) Arşiv malzemelerini her türlü zararlı etki ve unsurlardan (yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb.) korumak için gerekli önlemleri alır,

g) Talep doğrultusunda kurumsal fiziksel arşivdeki belgelerin görevli personele ödünç verilmesi için gerekli ödünç işlemlerini yapar, takip sistemini oluşturur, müdürlüklerin arşiv ile alakalı tüm taleplerinin karşılanmasını sağlar,

h) Ekspertiz işlemleri için çalışma sistemi oluşturur, ekspertiz hizmetlerini yürütür ve takip eder,

i) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv malzemelerini ayıklama ve imha komisyonu oluşturur ve imha işlemlerini yürütür,

j) Gerek Elektronik Belge Yönetim Sisteminden gerekse fiziksel ortamdan dijitalleştirilen tüm belgelerin elektronik ortamda tek bir yapıdan sistemli bir şekilde yönetilmesi için Doküman Yönetim Sistemini oluşturur, bu sistemi sürekli olarak günceller ve takip eder,

k) Doküman Yönetim Sistemi politikalarını oluşturur, gizlilik, erişilebilirlik ve bütünlük ilkelerine göre işlemleri yapar, bu politikalara uygun şekilde kurum içi ve kurum dışı belge paylaşımını sağlar,

l) Kurum arşiv prosedür, talimat ve görev tanımlarının güncellenmesi aşamasında görev alır.

 

Bilişim Akademisi Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

a) Bilişim alanında istihdama yönelik teknolojik eğitimler verir, 

b) Robotik kodlama eğitimlerini gerçekleştirir

c) Teknolojik tasarımların gerçekleştirilmesine yönelik eğitimleri verir, 

d) Bilişim ve iletişim teknolojilerini kullanarak uygulamalı deneyler yapılmasını sağlar, 

e) Tüm yaş gruplarına yönelik bilişim alanında küresel ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak farklı eğitim faaliyetlerini gerçekleştirir.  

 

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 11- Müdürlük emrinde görevli personeller, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür. Bu kapsamda: 

 

a) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar,

b) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır,

c) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur,

d) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir,

e) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

f) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

g) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

h) İş bölüşümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

i) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

j) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

k) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar,

l) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir,

m) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,

n) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar, bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz,

o) Görevlerini hiçbir ayrımcılığa sebebiyet vermeden yürütür, 

p) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz,

r) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir ve olumsuz bir durumda konu üstlere yansıtılarak gerekli tedbirlerin alınası sağlanır, 

s) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.

t) Personel 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

 

Hizmetlerin İcrası

MADDE 12-  (1) Bilgi İşlem Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir;

a) Görevin Kabulü: Gelen evraklar genel evrak birimi eliyle Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden taranarak barkodla müdürlüğe zimmetlenir, müdürlük elektronik belge yönetim sistemi üzerinde gereği için ilgililerine dağıtır.  Evrakların fiziksel hali genel evrak birimi tarafından daha sonra müdürlüğe gönderilir. Müdürlük gerektiğinde evrakların fiziksel halini ilgili personele verir. 

b) Görevin Planlanması: Bilgi İşlem Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür, şef ve birim sorumluları tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür. 

c) Görevin İcrası: Bilgi İşlem Müdürlüğü tüm personeli yazılı ya da sözlü olarak kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

İşbirliği ve Koordinasyon

MADDE 13- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün şeflikler ve diğer müdürlükler ile olan işbirliği ve koordinasyonu aşağıdaki gibi gerçekleştirilir:

a) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır,

b) Bilgi İşlem Müdürlüğüne gelen tüm yazıların fiziksel hali kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre verilir,

c) Müdür dosyadaki evrakları ya da Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden gelen tüm evrakları şefliklere ya da birimlere havale eder,

d) Birimlerde görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

(2) Diğer Kuruluşlarla Koordinasyon: Bilgi İşlem Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, şef ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya ilgili Başkan yardımcısı imzası ile yürütür.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Disiplin ve Özlük Dosyası

 

Müdürlük İçi Denetim

MADDE 14- (1) Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde müdür tarafından da yapılır,

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur,

b) Bilgi İşlem Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

 

Personel Özlük Dosyaları

MADDE 15- (1) Personelin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük dosyaları başlıca dayanaktır.

Disiplin Cezaları

Madde 16- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünün çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar 

MADDE 17- (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir. 

Yürürlük

MADDE 18- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve kesinleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer.

(2) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, Arnavutköy Belediye Meclisinin 05.04.2018 tarih ve 33 sayılı kararı ile kabul edilen “Arnavutköy Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.

Yürütme

MADDE 19- (1) Bu yönetmelik hükümleri, Başkan tarafından yürütülür.