T.C.

ARNAVUTKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Özel Kalem Müdürlüğünün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen,

a) Belediye :                             Arnavutköy Belediyesini,

b) Başkan :                               Arnavutköy Belediye Başkanını,

c) Encümen :                           Arnavutköy Belediye Encümenini,

d) Meclis :                                Arnavutköy Belediye Meclisini,

e) Müdürlük :                           Özel Kalem Müdürlüğünü,

f) Müdür :                                 Özel Kalem Müdürünü,

g) Personel :                            Özel Kalem Müdürlüğü çalışanlarını

h) Şef :                                     Özel Kalem Müdürlüğü Şefini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- (1) 5747 sayılı yasa ile kurulan Arnavutköy Belediyesi’nde Özel Kalem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48 inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 05.06.2009 tarih ve 34 sayılı kararıyla kurulmuştur.

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 6- (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

a) Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü üstlenir,

b) Gerçekleştirilen faaliyetlerin protokole duyurulmasını sağlar,

c) Başkanın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunu sağlar,

d) Koordinasyonda iletişim kopukluğu olmaması için gerekli önlemleri alır, 

e) Belediyeyi ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapar,

f) Yaptığı programlarla Başkanın zamanının en iyi şekilde planlanmasına yardımcı olur,

g) Vatandaş başvurularını değerlendirir; Başkan adına şahsen veya mektupla başvuran dilek ve temennilerini bildiren vatandaşların müracaatlarını usulünce alır, inceler ve Başkan’a arz eder, vatandaş talepleri ile ilgili koordinasyonu sağlar. 

h) Belediye teşkilatından gelen ve Başkan tarafından imzalanması gereken evrakları Başkana arz eder,

i) Başkanlık yazışmalarını organize eder, Müdürlüğe intikal eden kurum içi veya kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği için müdürlüklere iletir,

j) Başkanlık ile halk arasında güçlü ilişkilerin kurulmasına yönelik önlemleri alır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- (1) Özel Kalem Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, şef ve büro personelinden oluşur.

Personelin Unvan ve Nitelikleri

MADDE 8- (1) Özel Kalem Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

a) Özel Kalem Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

b) Şef: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.

c) Personel: Memur, işçi, sözleşmeli ve alternatif yöntemler ile temin edilmiş tüm personeli kapsar.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9 – (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

a) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,

c) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,

d) Müdürlüğün sevk idare ve disiplininden sorumludur,

e) Personeli arasında yazılı görev dağılımını yapar,

f) Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci disiplin amiri olup, başarı ve performans değerlendirmesini yapar,

g) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,

h) Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,

i) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,

j) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,

k) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygular,

l) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

m) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisine sahiptir,

n) Disiplin amiri olarak personele, şartlar oluşması halinde mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,

o) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapar, rastlayacağı aksaklıkları giderir,

p) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili mevzuat çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,

r) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit eder,

s) Birimdeki tüm görevlerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapar,

t) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir,

u) 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Müdürlüğe Bağlı Şeflik Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10- (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri düzleminde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir. Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir: 

a) Bürolarda çalışan personelin devamlılığını, düzenini sağlamaya yönelik disiplin ve denetleme süreçlerini yürütmek, 

b) Yazışmaları takip etmek, havale edilen evrakların yasal sürelerinin takibini sağlamak ve gerekli tenkitleri yerine getirmek,

c) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar dâhilinde yürütülmesini sağlamak,

d) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Müdüriyet Makamına önerilerde bulunmak, 

e) Kendisine bağlı personeli mevzuat ve üstlerin talimatları doğrultusunda sevk ve idare etmek, 

f) Müdür tarafından verilen diğer görevleri ifa etmek,

g) Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takibinin yapılması ve gerektiğinde ilgiliye bilgi verilmesini sağlamak, 

h) İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişi ya da kurumlara ulaşmasını sağlamak,

i) Büronun iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını sağlamak, 

j) Evrakların dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerini takip etmek,

k) Büro ile üst amirleri arasındaki koordinasyon ve iletişimi sağlamak,

l) Müdürlüğün aylık faaliyetinin hazırlanmasını sağlamak,

m) Yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından müdüre karşı sorumludur,

n) Kendine verilen işleri, ilgili mevzuata uygun uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini sağlamak, 

o) Resmi kurum ve kuruluşlar ile belediyenin müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara müdürden önce paraf ya da imza atmak, 

p) Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler alarak uygulama birliğini sağlamak ve personel arasındaki görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları mevzuat ve üstlerinin çizdiği sınırlara uygun gidermek.

Bağlı Büro Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11 – (1) Özel Kalem Müdürlüğüne Bağlı Protokol İşleri Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,

b) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşme süreçlerini yürütmek,

c) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler,  kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,

d) Başkanın dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ile yazışmaları yapmak,

e) Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,

f) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin ilgili Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerini takip etmek, 

g) Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol boyutlarını organize etmek.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 12 (1) Müdürlüğün görev alanına giren işler; müdürlüğe norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelik, yeterlik, verimlilik, performans, başarı seviyeleri vb. yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

(2) Müdürlük emrinde görevli personel, kendilerine verilen görevleri kanunlar, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür. Bu kapsamda personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:  

a) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum ve davranış sergiler,

b) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,

c) Kendisine tevdi edilen işleri gecikmeksizin ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,

d) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,

e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırır, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

f) Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

g) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,

h) İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır,

i) Gerektiği ve görev verildiği durumlarda, ekip başı olarak ekibine iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmalarını sağlar,

j) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,

k) Faaliyeti ile ilgili amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz olarak hazırlar ve sunar,

l) Çalışmalarında örnek tutum ve davranış sergiler,

m) Verilen iş ve işlemleri direktife uygun olarak öngörülen bütçe sınırları içerisinde ifa eder,

n) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, gerektiğinde raporlanmasını sağlar,

o) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı titizlikle tutar, usulüne uygun olarak muhafaza eder,

p) Kullandığı araç, gereç, malzeme konusunda tasarruf ilkelerine riayet eder, malzeme stoklarını devamlı kontrol edip ihtiyaç duyulanların mevcudu bitmeden temini için amirine bildirir,

r) Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim eder, gerektiğinde bu bilgileri amirlerine ve ilgililere sunar,

s) Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı görev seyahatine gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet bilgi notu veya rapor hazırlar ve üstlerinin bilgi ve takdirine sunar, 

t) Müdürlük faaliyetleri ve organizasyonlarına ait davetiyeler, el ilanları, afişler, broşürler ve kültürel yayınları, yapılan dağıtım planlamaları doğrultusunda ilgili yerlere ulaştırır,         

u) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin İcrası

MADDE 13-  (1) Özel Kalem Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek gereği için ilgililerine verilir.

b) Görevin planlanması: Özel Kalem Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.

c) Görevin icrası: Özel Kalem Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İşbirliği ve Koordinasyon

MADDE 14- (1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;

a) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır,

b) Özel Kalem Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre verilir,

c) Müdür dosyadaki evrakları havale eder ve şefe iletir,

d) Şeflikte görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

(2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon; Özel Kalem Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, şef ve müdürün parafı ile Belediye Başkanının imzası ile yürütür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

Müdürlük İçi Denetim 

MADDE 15- (1) Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde müdür tarafından da yapılır,

a) Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur,

b) Özel Kalem Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir. 

Personel Özlük Dosyaları ve Disiplin

MADDE 16- (1) Personelin liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, görevde yükselmesinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük dosyaları başlıca dayanaktır.

Disiplin Cezaları

MADDE 17- (1) Özel Kalem Müdürlüğü’nde çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar 

MADDE 18- (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir. 

Yürürlük

MADDE 19- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve kesinleşmesi ile birlikte yürürlüğe girer.

(2) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, Arnavutköy Belediye Meclisinin 06.01.2011 tarih ve 51 sayılı kararı ile kabul edilen “Arnavutköy Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.

Yürütme

MADDE 20- (1) Bu yönetmelik hükümleri, Başkan tarafından yürütülür.